Per pastarąjį dešimtmetį atvirų erdvių dominavimas šiuolaikiniuose biuruose tapo ryškesnis, išstumdamas kitas kosmoso organizavimo rūšis. Nors atvira erdvė gerina darbuotojų sąveiką ir mažina nekilnojamojo turto sąnaudas, ji taip pat apsunkina dėmesį ir susikaupimą darbui, o tai neigiamai veikia produktyvumą ir galiausiai gali nusverti naudą.
Žinoma, praktiškai bet kuriame biure turėtų būti atviros komunikacijos zonos, kurios padidintų darbuotojų bendravimo dažnumą ir efektyvumą bei padidintų naujovių tikimybę. Tačiau tokios zonos sukuria vizualius ir triukšmo sutrikimus atvirose erdvėse, kurios trukdo susikaupti, o susikaupimo reikalaujantis darbas yra toks pat svarbus kaip ir komandinis darbas. Todėl verta išsiaiškinti, kas tiksliai veikia susikaupimą, kaip galima išvengti jo praradimo, taip pat kaip kompetentingai derinti atviras sritis su tikslingo darbo sritimis.
Visi žino apie triukšmo ir koncentracijos praradimo atviroje erdvėje problemą, tačiau, deja, mažai kam ši problema rūpi. Galbūt todėl, kad garso nematyti, mes neįvertiname jo reikšmės. Pavyzdžiui, jei biure įvyko nuotėkis, nors ir ne labai rimtas, atsakingas personalas nedelsdamas pradėjo jį taisyti. Garso „nutekėjimas“gali būti toks pat žalingas biuro darbui, tačiau kažkodėl mes, kitaip nei šlapias kilimas, lengvai ignoruojame šią problemą.
Pasak Hawortho tyrimų centro, darbuotojai išsiblaškę biure vidutiniškai praranda 28% darbo laiko. Todėl jie turi anksti pradėti savo darbo dieną arba vėluoti, kad atliktų visas užduotis, kurioms reikia tylos ir susikaupimo. Ši problema toli gražu nėra nauja. Biuro darbuotojams dažnai reikia vietų atsitraukti ir susikaupti, ir, deja, į šį veiksnį mažiausiai atsižvelgiama atvirose darbo vietose. Remiantis tyrimo statistika, daugiau nei pusė visų darbuotojų mano, kad sunku susikaupti savo biure, todėl jie sugaišta daug laiko.
Be vizualinės netvarkos ir triukšmo, su kuriais darbuotojai turi susidurti atviro plano biuruose, jie yra bombarduojami trikdžiais, tokiais kaip el. Laiškai, šurmuliuojantys išmanieji telefonai ir iššokantys pranešimai. Informacijos, gaunamos iš nuolatinio mobiliojo ir interneto ryšio, perteklius juos „paralyžiuoja“, paliekant mažiau laiko susikaupti darbui ir nestandartiniam problemų sprendimui. Žmogaus smegenys veikia taip pat, kaip ir prieš tūkstantį metų, tačiau dabar mes turime visas šias technologijas, o mūsų biologija neatsiliko nuo jų raidos. Informacijos perteklius greitai tapo pagrindine neigiama tendencija žmogiškojo kapitalo rinkoje.
Koncentracijos praradimas
Dirbdamas prie vienos užduoties žmogus gali susitelkti taip, kad suvoktų tik tą informaciją, kurią laiko svarbia, ignoruodamas visa kita. Tai nuostabus žmogaus smegenų gebėjimas. Tačiau kai iškyla daugybė blaškymosi, dėmesys dažnai pereina nuo ne tokios svarbios užduoties.
Svarbu pažymėti, kad trukdžius galima suskirstyti į du tipus: vidinius ir išorinius. Tyrimo duomenimis, vidutiniškai reikia 23 minučių, kol darbuotojai persiorientuoja ir grįžta į darbą, pertraukiami išorinių trukdžių. Įdomu tai, kad tai atlikdami jie sutelkia dėmesį į mažiausiai dvi kitas užduotis, prieš grįždami prie tų, kurias darė anksčiau.
Vidiniai veiksniai paprastai yra asmeninės mintys ar patirtys, tiesiogiai nesusiję su darbu, pavyzdžiui, ką valgyti pietums ar kokie dalykai likę vakarui. Grįžti į darbą, išsiblaškiusius dėl vidinių veiksnių, kaip paaiškėjo, yra kiek sunkiau, ir tai trunka apie 30–35 minutes. Taigi mes išleidžiame gana daug kognityvinių pastangų kontroliuodami savo pačių blaškančias mintis. Todėl labai svarbu kuo labiau sumažinti išorinių veiksnių poveikį - juk reikia daugiau pastangų kovojant su išoriniais veiksniais, tuo dažniau žmogus bus išsiblaškęs ir tuo labiau sugaišta laiko.
Kuo daugiau daugiafunkcinių užduočių, tuo mažesnis efektyvumas
Žmogaus smegenys nėra pajėgios apdoroti informacijos taip, kaip kompiuteris, kuris vienu metu gali atlikti kelis procesus. Žmonės dažniausiai būna daugiau veiksmų sekoje. Kai bandome atlikti dvi ar daugiau užduočių, dažnai jaučiamės taip, tarsi viską atliktume vienu metu. Realybėje, keisdamiesi užduotis, eikvojame daug laiko, ir kuo ilgiau jie atliekami, tuo labiau prarandame koncentraciją ir darome daugiau klaidų. Daugelis netgi vadina daugiafunkcinį darbą kaip kitą blaškymosi formą, nes kelios užduotys linkusios atitraukti dėmesį.
Pavyzdžiui, mes turime užduotį iš vieno vandens butelio užpildyti keletą stiklinių. Mes negalime jų užpildyti tuo pačiu metu, todėl mes arba užpildome juos visiškai po vieną, arba po truputį, vėl ir vėl grįždami prie tuščių akinių. Pirmuoju atveju akivaizdu, kad susitvarkysime greičiau ir efektyviau, tuo tarpu antruoju atveju procesas užtruks ilgiau, o pro stiklines galėsime išpilti daugiau vandens. Kuo daugiau stiklinių, tuo ilgiau užtruks šis procesas ir kuo daugiau vandens pasipilsime.
Technologijos gali būti ypač sudėtingos, kai atliekamos daugiafunkcinės užduotys, nes esant visiems blaškymams esame pasirengę blaškytis, o dauguma žmonių paprasčiausiai nesusitvarko su daugeliu užduočių. Todėl, sutelkdami dėmesį į vieną veiklą, dirbame produktyviau. Ypač „srauto“būsenoje.
Patek į srautą
„Srautas“yra psichologijos samprata, kurią 1970 m. Sukūrė vengrų psichologas Mihai Csikszentmihalyi. Šis terminas reiškia psichinę būseną, kai žmogus yra visiškai įsitraukęs į tam tikrą veiklą, motyvuotas, kupinas energijos ir dažnai praranda laiko nuovoką. Tokiu būdu jis dirba ne tik produktyviau, bet ir kūrybiškiau.
Išoriniai trukdžiai gali trukdyti sutelkti dėmesį, tačiau mažai arba visai neturi įtakos tiems, kurie yra „srauto“būsenoje. Pavyzdžiui, muziką biure vienas gali suvokti kaip blaškymąsi, o kitas beveik nepastebi, nors abu orientuoti į tą pačią užduotį. Tai gali reikšti, kad antrasis jau pateko į „srauto“būseną, o kitas tik bando tai padaryti, tačiau išoriniai veiksniai tam trukdo.
Kita vertus, išoriniai dirgikliai nebūtinai turi trukdyti, bet, priešingai, gali būti naudingi darbui atlikti. Kartais reikia suprasti ir įvertinti išorinę situaciją ir aplinką. Šis situacijos suvokimas gali būti naudingas tam tikrai veiklai. Pavyzdžiui, vairuodamas žmogus yra sutelktas, o jam reikia įvertinti įvairius situacinius veiksnius: kelią, šviesoforus, kitus eismo dalyvius.
Produktyviam biuro darbui reikalingas tiek situacijos suvokimas, tiek įėjimas į „tekančią“būseną. Deja, neįmanoma būti abiejose valstybėse tuo pačiu metu, todėl, atsižvelgdami į dabartines užduotis, aplinkybes ir vidinius bei išorinius veiksnius, darbuotojai privalo juos keisti. Biuro patalpos turėtų palaikyti darbą kiekvienoje iš šių valstybių.
Koncentracijos darbo vietos dizainas
Išsiblaškymas niekur nedings, tačiau biuro patalpos turėtų sutelkti dėmesį į darbą, o ne kurti naujas kliūtis norint pasiekti „tekančią“būseną.
Darbuotojų darbo poreikiai kinta visą dieną, priklausomai nuo užduoties. Pavyzdžiui, pirmiausia turite rūšiuoti savo paštą, paskambinti keliais atvejais, tada ruoštis susitikimui, aptarti užduotis su kolegomis ir tada parengti komercinį pasiūlymą. Tik taikant integruotą požiūrį į dizainą, galite sukurti erdvę, tinkamą visoms išvardytoms veikloms.
Šis holistinis požiūris į biuro patalpų organizavimą apima penkis principus: įvairovę, pasirinkimą, kontrolę, pripažinimą ir papildymą.
Įvairovė. Nesirinkite tarp atvirų ir privačių zonų, turite aprūpinti darbuotojus abiem, taip pat suteikti jiems galimybę pasirinkti tinkamą vietą kiekvienai užduočiai atlikti. Susikaupimo reikalaujančius darbus galima atlikti bet kurioje srityje: kam nors patogiau atviroje erdvėje, kai skamba biuro dūzgimas, o kam nors reikia visiškos tylos nuošalioje vietoje. Svarbiausia, kad abiejų tipų erdvės būtų pateikiamos biure.
Pasirinkimas. Patikėkite savo darbuotojams pasirinkti, kur, kaip ir kada jie dirba. Ir jie patys galės rasti sąlygas, kuriomis jie bus produktyviausi.
Kontrolė. Suteikite darbuotojams galimybę kontroliuoti savo darbo vietą. Jei viską nuspręsite už juos, yra didelė tikimybė, kad suklysite su jų pageidavimais. Pavyzdžiui, nusprendusios pašalinti triukšmo trukdžius tarp darbuotojų ir izoliuoti juos nuo bendrų patalpų, įmonės gali gerokai pabloginti kolegų sąveiką. Užuot suteikę darbuotojams galimybę reguliuoti savo darbo vietos privatumą, bendravimo su kolegomis dažnumą, taip pat priedų rinkinį, šviesos lygį, temperatūrą ir kt. Pats supratimas, kad jie gali valdyti savo darbo sritį, gali atsverti kai kuriuos neigiamus išsiblaškymo padarinius.
Pripažinimas. Patekti iš taško A į tašką B, tada į tašką C turėtų būti lengva. Aiškūs ir paprasti išdėstymai leidžia žmonėms greitai naršyti erdvėje ir išvengti nemalonių situacijų bei švaistomo laiko. Tikrai suprantamas išdėstymas leidžia darbuotojui mintyse įsivaizduoti biuro žemėlapį, jame surasti kolegas ir intuityviai suprasti kiekvienos zonos paskirtį. Aiškiai apibrėždami funkcines sritis, neperkraunate darbuotojų pažintinių procesų nereikalingomis mintimis, ir jie iškart pasirengę nukreipti savo energiją užduočių atlikimui, užuot bandę naršyti erdvėje.
Jėgų papildymas. Duokite darbuotojams laiko ir vietos pertraukoms. Kai ilgai koncentruojamės į darbą, išeikvojama daug energijos ir kūnas greičiau pavargsta. Mūsų smegenys daro tikrai nuostabius dalykus, leisdamos ilgam susikaupti kam nors, nekreipdamos dėmesio į blaškymąsi. Todėl „įkrauti“po tokios veiklos tiesiog būtina. Vienas iš būdų pasikrauti energiją yra mėgautis vaizdu pro langą, nedarant pertraukos nuo darbo, ir bet kuri įmonė turėtų suteikti tokią galimybę. Taip pat galite padaryti trumpas pertraukėles visą dieną, norėdami užkąsti ar pabendrauti su kolegomis neformaliose vietovėse. Viena ar dvi ilgesnės pertraukos, pavyzdžiui, ėjimas į sporto salę ar pasivaikščiojimas už biuro ribų, gali suteikti reikiamą energijos ilgesnį darbo seansą. Svarbu suteikti darbuotojams šias galimybes, kad jie visada būtų energingi dirbti susikaupę.
Susikaupimo Rusijos biuruose problema
Denis Chernichkinas, „Haworth Business Interiors“direktorius, pateikė savo komentarus apie šį tyrimą ir siejo juos su Rusijos realijomis.
„Koncentracijos atvirose erdvėse problema Rusijoje yra ne mažiau aktuali nei Vakaruose. Net sakyčiau, kad šis klausimas yra dar opesnis. Faktas yra tas, kad, pavyzdžiui, Amerikos kompanijos dažniausiai gana atidžiai juda į atvirą erdvę ir naudoja ją tik tam tikriems padaliniams ar zonoms. Rusijos biuruose šis perėjimas tapo aštresnis ir paprastesnis, neatsižvelgiant į darbuotojų veiklos specifiką ir jų darbo stilių. Be to, dažnai daugybėje monotoniškų „suolų“eilių praktiškai nėra jokių atribojimų ar akustinių barjerų. Kodėl triukšmas ir kiti trukdžiai pasiekia kritinį lygį? Tai patvirtina mūsų tyrimai „Ideation“Rusijos biuruose, dėl kurių nuolat gauname patvirtinimą, kad beveik kiekvienoje įmonėje pagrindinis darbuotojų skundas yra privatumo trūkumas ir nesugebėjimas susikaupti.
Kad darbuotojai galėtų sutelkti dėmesį į savo užduotis, darbo erdvėje turėtų būti aiškiai apibrėžtos komandos, individualaus ir kryptingo darbo sritys. Šios zonos turėtų ne konkuruoti, o papildyti viena kitą. Didesnė tos ar kitos erdvės įvairovė ir prieinamumas suteikia darbuotojams galimybę naudoti tinkamiausią aplinką atliekant dabartinę užduotį ir leidžia nesiblaškyti kaimynų, taip pat palengvina nuobodžią monotoniją kartojant atviros erdvės eiles, pagerinant akustinį komfortą.
Be abejo, nepaprastai svarbu mokyti darbuotojus teisingai išnaudoti erdvę. Nuo pat pradžių būtina įtraukti žmones į pokyčių procesą, nes daug lengviau įgyvendinti mintis, gautas bendraujant su kolegomis, ir neprimesti kitų. Bendrovės turi sustiprinti naują elgesį naudodamos gerai suformuluotą pokyčių strategiją, bendravimą ir mokymus. Tokiu atveju jie nesulauks darbuotojų pasipriešinimo, o inovacijų efektyvumas bus kuo didesnis “. Remiantis Hawortho tyrimais
