Neseniai „Agile“ir „Activity Based Work“sąvokos vis labiau populiarėja, ir daugelis įmonių jau svarsto galimybę jas įgyvendinti savo biure, tačiau patiria tam tikrų sunkumų. Vadyba dažnai negali atlikti tokių pokyčių, bijodama susidurti su darbuotojų nepasitenkinimu ir jų produktyvumo sumažėjimu.
„Haworth Business Interiors“direktorius Denisas Chernichkinas pasakojo apie tai, kodėl pasikeitus biuro interjero koncepcijai gali būti neigiama įtaka įmonės darbui ir į ką reikia atsižvelgti, kad erdvė būtų kuo efektyviau sutvarkyta.
Kokie yra pagrindiniai sunkumai įgyvendinant tokius projektus kaip „Agile“ir „Activity Based Working“?
- Pagal šias sąvokas įgyvendinami biurai visų pirma numato, kad yra daugybė skirtingų funkcinių sričių, kurias darbuotojas gali pasirinkti savo nuožiūra, atsižvelgdamas į konkrečią užduotį ir veiklos rūšį. Ši įvairovė suteikia tokią veiksmų laisvę planuojant biurą, kad už tai atsakingi žmonės kartais neįsivaizduoja, nuo ko pradėti, į ką sutelkti dėmesį arba iš viso neapsisprendžia dėl reikšmingų pokyčių, o jei tai daro, jie negali aiškiai suformuluoti užduotį ir paaiškinti architektams, kokį rezultatą reikia pasiekti. Paprastai formuluotės yra pernelyg abstrakčios, pagrįstos jausmais ir tendencijomis, o ne konkrečiais faktais ir statistika. Šie pageidavimai toli gražu nėra prasminga, struktūrizuota, kokybiška techninė užduotis, atspindinti efektyvios erdvės reikalavimus šiandien ir trejų – penkerių metų atstumu konkrečiai įmonei. Rezultatas gali pasirodyti netinkamas kliento lūkesčiams.
Dažnai įmonės, nesuprasdamos, ką tiksliai nori gauti, imasi kopijuoti esamų biurų idėjas nepritaikydamos savo poreikiams ir įgyvendindamos jas visiškai kitoje erdvėje, skirtingomis sąlygomis, kitose komandose, kurios iš esmės nėra pasirengusios priimti tokių koncepcijos. Dėl to tai žymiai sumažina produktyvumą.
Nepaisant to, kad šie sunkumai labiau būdingi perėjimui prie judriojo ir veikla pagrįsto darbo sąvokų, jie gali kilti kuriant bet kokią erdvę. Žinoma, lengviau sukurti standartinį „atviros erdvės“biurą, kur dažnai naudojami to paties tipo sprendimai, tačiau ir tokiais atvejais kyla sunkumų formuluojant efektyvios erdvės reikalavimus.
Kaip apibrėžiate efektyvias biuro patalpas?
- Tai erdvė, kuri suartina žmones ir kur jie yra produktyviausi ir efektyviausi. Tai aplinka, kurioje darbo grupės ar atskiri specialistai gali maksimaliai išnaudoti savo galimybes, kai aplinkinė erdvė jiems netrukdo, bet padeda. Kadangi kiekviena komanda ir kiekvienas specialistas turi individualias savybes, efektyvi erdvė yra unikali kiekvienai organizacijai. Nėra vieno scenarijaus ar teisingo atsakymo, nes daug kas priklauso nuo įmonės tikslų. Vieniems šiuo metu svarbu sumažinti išlaidas, sumažinti vienam asmeniui tenkantį kvadratinį metrą, kitiems - sukurti naują produktą ar pateikti į rinką naują technologiją, kažkam - padidinti klientų pasitenkinimą ir paslaugų kokybę. Kartais šios užduotys yra prieštaringos. Todėl kiekviena įmonė turi nustatyti, kokie yra jos tikslai, sėkmės kriterijai ir kaip to pasiekti, ir kaip erdvė gali padėti vykdyti šias užduotis.
Siūlyčiau pradėti išskiriant vieną labai svarbų parametrą - organizacijos kultūrą. Tai ji skiria įmones viena nuo kitos. Tai yra nepaprastai svarbi savybė, kuri mūsų rinkoje dažnai nuvertinama, nors pasaulyje jos svarba jau seniai pripažinta. Žinodamas ir suprasdamas savo įmonės kultūrą, lengviau nustatyti, kokios erdvės jai reikia.
Kaip kultūrą galima susieti su kosmosu?
- Kultūra daro tiesioginę įtaką visiems organizacijos veiklos aspektams, įskaitant valdymą, verslo procesus, sukurtus produktus, darbuotojų pritraukimą ir išlaikymą, sprendimų priėmimo sistemą, reputaciją ir daug daugiau. Tai stiprina saugumo jausmą, įsipareigojimą įmonei ir daro įtaką darbuotojų pasitenkinimui ir produktyvumui. Todėl jis dažnai vertinamas kaip visavertis ir labai svarbus organizacijos turtas.
Paprastai kultūra įmonėje siejama su formaliais dalykais, tokiais kaip įmonės vertybės, darbo standartai, elgesio kodeksai - vadinamieji matomi veiksniai. Tačiau yra ir nematomų veiksnių, lemiančių neištartas žmonių taisykles ir įpročius. Šioje srityje darbo vieta taip pat vaidina svarbų vaidmenį, įskaitant architektūrą, interjerą ir baldų sprendimus. Tai yra, darbo sritis yra svarbi organizacijos kultūros dalis ir turi ją atitikti. Tai tarsi galvosūkio gabalas, paimtas iš kito rinkinio - jis ne tik netiks kaimyniniams elementams, bet ir sugadins visą vaizdą. Panašiai yra ir su kosmosu. Daugeliu atžvilgių tai formuoja darbuotojo darbą, taigi, jei erdvė neatitiks dabartinės kultūros, žmonės dirbs prieš įmonės vertybes.
Pasirodo, jei perkelsite darbuotoją iš vieno biuro į kitą, kuris pastebimai skiriasi nuo ankstesnio, jis dirbs kitaip?
- Be abejo. Žinoma, šis pokytis ne visada bus toks ryškus, tačiau esmė ta, kad erdvės tipas, joje esančios funkcijos ir apskritai organizacinė kultūra lemia, kaip žmogus artėja prie užduočių, sąveikauja su kolegomis ir priima sprendimus. Galų gale, net jei mes apie tai negalvojame, kultūros įtaka mūsų elgesiui yra tikrai didelė. Verta pakeisti vietą, o mes jau nesąmoningai elgiamės kitaip.
Man patinka Winstono Churchillio posakis: „Pirmiausia mes apibrėžiame savo pastatų formą, o tada mūsų pastatai nustato mūsų elgesio formą“. Ir iš tikrųjų taip yra. Pavyzdžiui, palyginkite žmonių elgesį už biuro ribų - brangiame restorane ir įprastoje aludėje. Pirmuoju atveju mes stengiamės atitikti lygį - formalų aprangos stilių, ramų toną, dažnai pokalbį intelektualinėmis temomis. Bet įsivaizduokite, kad esame aludėje - mūsų elgesys bus laisvesnis ir neformalesnis. Tas pats vyksta ir biuruose - erdvė tiesiogiai veikia darbuotojų elgesį ir darbo stilių.
Ką daryti, jei darbuotojams nepatinka erdvė, kurioje jie dirba? Kaip tai juos paveiks?
- Tai nepaprastai svarbus klausimas. Darbuotojų nepasitenkinimas biuro patalpomis, kur, pavyzdžiui, neįmanoma rasti patogios funkcinės zonos, tinkamos konkrečiai užduočiai atlikti, arba yra daug erzinančių trukdžių, sukuria reikšmingą neigiamą poveikį. Tačiau, deja, darbuotojai negali patys pakeisti esamos erdvės. Toks autoritetas krinta ant specialistų, atsakingų už biuro interjero kūrimą, pečių, kurie, norėdami sukurti patogiausią aplinką, privalo atsižvelgti į kultūrines organizacijos ypatybes. Be to, dėl skirtingų tipų vienos organizacijos padalinių veiklos yra vadinamosios subkultūros, į kurias taip pat reikia atsižvelgti projektuojant.
Visi žinome, kad skirtingų šalių ir miestų architektūra skiriasi viena nuo kitos, atspindi kultūrines savybes ir sukuria unikalią atmosferą. Biure viskas yra tas pats - biuro erdvės dizainas ir architektūra turėtų atspindėti organizacijos ir jos padalinių individualumą.
Kaip galite apibrėžti savo organizacijos kultūrą ir suprasti, kuri erdvė jai labiausiai tinka?
- Iš tikrųjų tai gana paprasta. Yra klasifikacija, pagrįsta Mičigano universiteto profesorių Camerono ir Quinno 25 metų tyrimais, pavadinta „Konkuruojančios vertybės“. Mokslininkai nustatė keturias dominuojančias vertybes įmonėse: bendradarbiavimas, varžymasis, kūrimas ir kontrolė. Kiekviena vertė yra susieta su darbo srities charakteristikų rinkiniu, kuris maksimaliai padidina jos palaikymą. Beje, šis modelis daugelio ekspertų buvo pripažintas labai efektyviu ir pateko į 50 geriausių verslo įrankių istorijoje pagal „Financial Times“reitingą.
Pavyzdžiui, pažvelkime į įmones, kuriose dominuoja „Control“vertė. Šioms organizacijoms svarbiausia atlikti darbą „teisingai“. Jiems būdinga aiški organizacinė struktūra, hierarchija, griežta kontrolė, protokolų ir procedūrų gausa bei oficiali darbuotojų sąveika. Dažniausiai tai yra didelės biurokratinės korporacijos ir vyriausybinės agentūros, taip pat finansų ir teisiniai skyriai. Erdvei šiuo atveju turėtų būti būdingas tvarkingas, suprantamas darbo vietų išdėstymas, išlaikoma hierarchija ir statusas, joje turi būti įrengtos aukštos pertvaros ir specialiai skirtos sąveikos zonos, o ne atskiros posėdžių salės. Darbo vietos paprastai yra izoliuotos, griežtai suskirstytos į skyrius, esančius arti viršininko, interjere dažnai naudojamos konservatyvios spalvos.
Palyginimui paimkime priešingą vertę „Kūryba“. Bendrovėms, kuriose vyrauja ši vertė, būdingas noras pirmiausia pagaminti produktą ar paslaugą, jos orientuojasi į inovacijas, į „iš dėžutės“mąstymą, į norą tapti lyderėmis per naujus pokyčius ir greitesnį išleidimą į rinką. unikalus pasiūlymas. Šis tipas dažnai siejamas su IT kompanijomis, taip pat su kūrybinės rinkodaros agentūromis, tačiau iš tikrųjų šią vertę turi beveik bet kuri įmonė, kurianti savo produktą, ypač jei ji užima pirmaujančią poziciją savo pramonėje. Tokioms įmonėms nepaprastai svarbu turėti galimybę bet kada surengti grupines diskusijas, minčių audras, susitikimus, neoficialiai pasidalinti savo idėjomis su kolegomis. Todėl tokio tipo organizacijai reikia daug skirtingų vietų individualiam sutelktam darbui, taip pat kolektyvinei sąveikai ir spontaniškiems susitikimams, dideliems paviršiams, norint vizualiai rodyti informaciją, erdvesnėse erdvėse su gera perspektyva, nes tai skatina vaizduotę, yra sudėtingesnė ir organiškas išdėstymas, dizaino ir pasikartojimo vienodumo stoka, įkvepiantys interjero sprendimai, mažiau apribojimų ir daugiau laisvės bei daugybė skirtingų kūrybiškumo sričių su gera akustika, nes kūrybinis procesas yra labai lengvai sunaikinamas.
Tačiau svarbiausia nepamiršti, kad kiekviena įmonė visada sujungia visas keturias vertybes. Paprastai dominuoja du iš jų, tačiau, bet kuriuo atveju, kiekvienos įmonės organizacinė kultūra yra unikalus visų šių vertybių, esančių tam tikromis proporcijomis, derinys. Todėl negalėsite rasti tos pačios kultūros įmonių. Žinodami savo organizacinę kultūrą, suprasdami pagrindinių vertybių pusiausvyrą, galite aiškiai suprasti, kokia erdvė reikalinga kiekvienam konkrečiam skyriui ir visai įmonei.
Kaip tiksliai galite atpažinti kultūrą įmonėje?
- Norint aiškiai diagnozuoti įmonės ir jos padalinių organizacinę kultūrą, reikalingas išsamus mokslinis požiūris. Mes, HAWORTH, turime savo užpatentuotą „CultureLENS ™“metodiką tokio pobūdžio tyrimams atlikti. Kompiuterinių technologijų dėka visi darbuotojai gali dalyvauti šiame tyrime, nuotoliniu būdu atsakydami į klausimus, kad išanalizuotų dabartinę organizacijos kultūrą. Aukščiausi vadovai atsako į papildomus klausimus, kurie padeda nustatyti pageidaujamą organizacijos kultūrą, kurią jie norėtų matyti savo įmonėje po 2–3 metų. Visi atsakymai apdorojami kompiuteriu, leidžiant biuro patalpų ekspertams ir strategams parengti individualias išvadas ir rekomendacijas klientui. Pavyzdžiui, palyginus dabartinę ir pageidaujamą kultūrą, galima lengviau suprasti, kuria kryptimi judėti ir kokius pokyčius reikia įgyvendinti biuro patalpose, kad būtų pasiekti norimi rezultatai, nesukeliant darbuotojų atmetimo ir pasipriešinimo.
Ar teisingai suprantu, kad organizacinės kultūros tyrimo rezultatai yra biuro projektavimo užduočių pagrindas? Ar klientai turi pateikti ką nors kita?
- Taip, tyrimo rezultatas yra išsami ataskaita, kuri yra trumpas projektavimas, išsami būsimo biuro sukūrimo užduotis su erdvinių sprendimų pavyzdžiais, kurie palaikys pageidaujamą tiriamos įmonės organizacinę kultūrą. Bet aš kalbėjau tik apie vieną įrankį, nors ir apie pagrindinį. Be organizacijos kultūros, svarbu suprasti ir kitas individualias organizacijos ypatybes - esamus darbo stilius, skyrių ir darbuotojų sąveikos tipus, darbo vietų ir bendrų vietų naudojimo statistiką, asmeninį pasitenkinimą esama darbo erdve ir kt. Yra papildomi tyrimai, padedantys įmonėms nustatyti visas šias savybes.
Baigdamas norėčiau dar kartą pabrėžti, kad kiekviena įmonė, projektuodama naują biurą ar vykdydama renovaciją esamame biure, turi atidžiai išanalizuoti save ir savo poreikius. Gali būti, kad šiai organizacijai nereikia pereiti prie judriojo ar veikla pagrįsto darbo. Niekam nėra pavesta laikytis mados ar būti madingam. Mūsų pareiga yra sukurti tinkamą erdvę, kuri padidintų produktyvumą, pasitenkinimą ir darbuotojų įsipareigojimus. Juk žmonės yra pagrindinis bet kurios įmonės turtas.
